Kongressi

1. Kongressimaan ja -paikan valintaan vaikuttavia tekijöitä

•

alan tutkimuksen ja sovellutuksen taso

•

asiaohjelman teema ja alustava sisältö

•

taloudelliset mahdollisuudet hoitaa kongressijärjestelyt

•

kongressipaikan sijainti

•

turvallisuus ja luotettavuus

•

hintataso

•

sopivat kokous- ja näyttelytilat

•

riittävä ja oikean tasoinen majoituskapasiteetti• maan ja paikkakunnan yleinen kiinnostavuus
2. Kutsumiseen liittyviä toimenpiteitä

•

toimenpiteiden suunnittelu ja kustannusarvion laadinta

•

ilmoitus kansainväliselle järjestölle

•

ajankohdasta päättäminen

•

paikkakunnan ja kokouspaikan valinta

•

kokouspaikan ja hotellihuoneiden varaus

•

kutsuaineiston valmistaminen

•

kutsuaineiston lähettäminen etukäteen päättävälle ryhmälle

•

lobbaus henkilökohtaisia kontakteja hyödyntämällä

•

tutustumisvierailu Suomeen• toimenpiteet päättävässä kokouksessa

3. Kutsuaineisto

Kutsuaineisto voi koostua mm. kutsukirjeistä, kutsua tukevista kirjeistä, esittelyteksteistä,

esitteistä, julisteista ja av-materiaalista.

4. Maksutonta apua

Finland Convention Bureau (FCB) auttaa maksutta kaikissa kansainvälisiin kokouksiin

liittyvissä asioissa. Yleinen konsulttiapu, kutsunta-aineisto, Esitteet ja AV-materiaalit, Tutustumisvierailut suomeen, kokoustila- ja majoitusvaraukset ja tarjouspyynnöt

5. Talousarvion tekoa helpottaa, jos kulut jaetaan kiinteisiin ja muuttuviin kuluihin.

Osanottajamäärästä riippumattomat kulut, kuten esimerkiksi kokouspaikan vuokra,

painotuotteet ja postitukset ovat kiinteitä kuluja. Muuttuvia kuluja ovat osanottajamäärään

sidonnaiset kulut, kuten kongressimaksuun sisällytettävät ateriat, kuljetukset, vastaanotot,

retket, salkut jne.

6. Muut rahoituslähteet

•

kansainvälinen järjestö

•

yritykset

•

näyttely

•

mainokset

•

säätiöt ja rahastot

•

valtio• kunnat

7. Kongressin järjestäjän kannattaa varmistaa, että mm. järjestelyorganisaation ja palkatun

henkilökunnan henkilö-, omaisuus- ja vastuuvakuutukset ovat kunnossa.

Tämän lisäksi järjestäjät voivat ottaa kokoukselleen kongressin keskeytysvakuutuksen, jolla

voidaan turvata kongressin taloudellinen toteutuminen yhdessä vakuutusyhtiön kanssa

sovitussa vakuuttamislaajuudessa mm. seuraavien keskeytysvahinkojen varalta:

•

tulipalot

•

rikkoutumisvahingot

•

atk-vahingot

•

kuljetusvälinevahingot

•

luonnonilmiöt ja -mullistukset

•

viranomaismääräyksistä aiheutuvat vahingot

•

terroriteot

•

puhelin- ja teleyhteyksien katkeaminen tai häiriöt

•

henkilövahingot

•

tilojen vapautumisen estymisestä aiheutuvat vahingot• työtaistelutoimenpiteet erikseen sovittaessa

8. Suomessa on tarjolla runsaasti monipuolista kongressialan ammattiosaamista.

Kongressipalvelutoimistot ovat erikoistuneet hoitamaan kongressien käytännön

järjestelytehtäviä. Näitä ovat mm.

•

ilmoittautuminen ja siihen liittyvä maksuliikenne

•

kongressin talouden hoitaminen

•

kongressin painotuotteiden ja verkkosivujen suunnittelu ja valvonta

•

kirjeenvaihto ja osallistumisvahvistukset

•

majoituksen hoitaminen

•

sosiaalinen ohjelma• kuljetukset

9. Seuralaisten viihtyminen vaikuttaa koko kongressin onnistumiseen. Ohjelman suunnittelussa on hyvä muistaa, että seuralaisina on sekä naisia että miehiä. Ainakin yksi retki tai tilaisuus on hyvä sisällyttää kongressimaksuun. Seuralaisille tarkoitettujen retkien tulisi päättyä viimeistään samanaikaisesti kongressin virallisen ohjelman kanssa, jotta heille jää riittävästi aikaa ennen iltatilaisuuksia. Myös lasten mukanaolo on huomioitava vapaa-ajan ohjelman suunnittelussa.

10. Kongressipalvelutoimistoilla on omat ATK-ohjelmat mm. ilmoittautumisten ja maksuliikenteen hoitamiseen.

11. Kongressi on päättynyt vasta, kun viimeinen vieras on poistunut maasta. Tämän jälkeen

järjestäjän tehtäviä ovat tilinpäätös, luentojulkaisut (proceedings) ja kiitoskirjeet. Kongressin

järjestelyistä ja sen kulusta, mahdollisista ongelmista ja puutteista on hyvä tehdä loppuraportti. Tästä on hyötyä järjestön tuleville kongresseille. Kongressin jälkeen on myös päätettävä miten kauan kongressin verkkosivuja ylläpidetään, ja mikä on sivujen sisältö.

12. Kongressimarkkinoinnin keinoja ja kanavia ovat:

•

kongressin omat verkkosivut

•

kansainvälisen järjestön verkkosivut

•

painetut ennakkotiedotteet ja ennakko-ohjelmat

•

alan kotimaiset ja ulkomaiset lehdet

•

markkinointi edeltävissä kongresseissa

•

markkinointi alan muissa tapahtumissa

•

henkilökohtaiset yhteydenotot

•

kongressiluettelot• sponsorit ja yhteistyökumppanit

13. Useimmat kongressit julkaisevat kaksi ennakkoesitettä. Osanottajille suunnattu ensimmäinen markkinointiesite, First Announcement, sisältää yleensä tiedot mm. kongressin ajankohdasta, paikasta, teemasta ja mahdollisesti tärkeimmistä luennoitsijoista sekä ohjeet luentojen lähettämisestä (Call for papers).

Toinen markkinointiesite, Second Announcement, sisältää yleensä yksityiskohtaiset tiedot

kongressin organisaatiosta, paikasta, asiaohjelmasta ja vapaa-ajan ohjelmasta,

ilmoittautumismenettelystä, maksuista ja majoituksesta, yleisiä ohjeita sekä

ilmoittautumislomakkeet.

14. Kutsutut luennoitsijat

•

matkat

•

majoitus

•

ateriat

•

kuljetukset• huomionosoitukset
15. Näyttelyn sisältö (tieteellinen, kaupallinen) Näyttelyn koko Sijainti Suunnittelu • aluekartat • näyttelyelementit ja -kalusteet • opasteet • näyttelyohjeistot • palvelujen tilauslomakkeet, Somistuspalvelu, Tekniset palvelut, Siivous Pystytys ja purku, Markkinointi, Painotuotteet, Vuokrat, Vakuutukset, Henkilökunta, Kuljetus ja huolinta

16. Tulkkaus • kielten määrä • salien määrä • tulkkausvälineet • tulkkikopit • tekninen valvonta • kuulokkeiden jakelu • tulkit • ryhmän kokoaminen • matkat • palkkiot • päivärahat • majoitus • aineisto etukäteen

17. Jos kongressille halutaan julkisuutta, kannattaa jo valmistelujen alkuvaiheessa laatia
tiedotussuunnitelma, joka pitää sisällään mitä, missä, milloin ja kenelle tiedotetaan. Suurten
kongressien tiedottaminen on hyvä uskoa ammattitiedottajalle. Tiedottaminen suunnataan
tavallisesti alan ammattilehdille, päivälehdille sekä sähköisille viestimille niin kotimaassa kuin ulkomailla.

18. Maamme modernit ja korkeatasoiset kokous- ja kongressitilat soveltuvat kaikenkokoisten kokousten järjestämiseen. Valinnanvaraa on runsaasti erilaisista yli tuhannen hengen kokoussaleista ja näyttelytiloista pienempiin kokous- ja ryhmätyötiloihin. Yli 30 kongressikeskuksessa on valmiudet järjestää yli 500 hengen kokous. Myös seuraavat tilat tulee huomioida : Suurimman tarvittavan kokoustilan kapasiteetti, Muut kokoushuoneet, Ryhmätyötilat Lehdistöhuone, Kongressijohdon huoneet, Sihteeristön tilat

19. Kalustus: • kokoustiloissa • toimistotiloissa • rekisteröintitiloissa • auloissa • lepotilassa • henkilökunnan tiloissa Ilmoitustaulut Opasteet Koristelu Liputus Tekniset välineet
 • tietoliikennevälineet • tietokoneet, päätteet • osanottajien ”nettikahvila” • äänentoistolaitteet • mikrofonit • valkokankaat • suurlehtiöt • piirtoheittimet • diaprojektorit • filmiprojektorit • videokamerat • videolaitteet • tulkkauslaitteet • puhelimet • hakulaitteet • nauhurit • tiedotusjärjestelmä

20. • kutsutuille luennoitsijoille • kunniavieraille • seuralaisille • henkilökunnalle